Problembeschreibung

Beim Eingeben von E-Mail-Adressen im Empfängerfeld (An, CC, BCC) zeigt Outlook automatisch Vorschläge an.
In einzelnen Fällen können bestimmte Einträge jedoch nicht mehr gelöscht werden, obwohl sie:

• nicht mehr gültig sind (z. B. nach Firmenwechsel)
• weder in den Kontakten noch unter „Vorgeschlagene Kontakte“ vorhanden sind
• auch in Outlook Web (outlook.office.com) erscheinen

Das Entfernen via „X“ oder der Taste ENTF funktioniert dabei nicht oder hat keine Wirkung.

Ursache

Dieses Verhalten ist auf eine technische Änderung bei Microsoft 365 zurückzuführen:

Die Autovervollständigen-Vorschläge stammen heute nicht mehr nur aus lokalen Outlook-Daten, sondern aus mehreren Quellen:

• lokalem Vorschlagsspeicher (AutoComplete-Liste)
• serverseitigem Empfängercache (Recipient Cache)
• intelligenten Vorschlägen aus dem Microsoft-365-Verlauf („Recent People“, basierend auf bisherigen E-Mails)

In bestimmten Fällen bleiben alte E-Mail-Adressen als verwaiste Cache-Einträge bestehen:

• Die Adresse wurde früher verwendet
• Die zugehörige Person oder Firma existiert nicht mehr
• Der Eintrag ist nicht mehr in einer editierbaren Liste vorhanden

➡️ Dadurch kann der Eintrag zwar weiterhin angezeigt werden, aber nicht mehr direkt gelöscht werden.

Abgrenzung (wichtige Hinweise)

Folgende Massnahmen helfen in diesen Fällen nicht weiter:

• Löschen von Kontakten
• Löschen von „Vorgeschlagene Kontakte“
• Neuanlegen des Outlook-Profils
• Löschen lokaler Cache-Dateien
• Wechsel zwischen Outlook Desktop und Outlook Web

➡️ Wenn das Verhalten in Outlook Desktop und Outlook Web identisch ist, handelt es sich um ein serverseitiges Cache-Thema.

Lösung / Workarounds

Eine direkte Löschung dieser Einträge ist aktuell nicht immer möglich. Es stehen jedoch folgende Workarounds zur Verfügung:

1. Eintrag überschreiben (empfohlen)

• Gewünschte korrekte E-Mail-Adresse manuell vollständig eingeben
• Mehrmals verwenden (E-Mails senden)

➡️ Outlook priorisiert dadurch neue Einträge und verdrängt alte Vorschläge mit der Zeit.

2. Vorschlag aktiv korrigieren

• Falschen Vorschlag auswählen
• Adresse manuell auf die korrekte ändern
• E-Mail senden

➡️ In vielen Fällen wird der bestehende Cache-Eintrag dadurch ersetzt.

3. Automatische Bereinigung abwarten

Microsoft bereinigt solche Einträge teilweise automatisch anhand von:

• Nutzungsverhalten
• Aktualität (Recency)
• Relevanz

➡️ Dieser Prozess ist jedoch nicht zeitlich planbar.

Zusammenfassung

• Nicht löschbare Autovervollständigen-Einträge sind ein bekanntes Verhalten in Microsoft 365
• Ursache ist ein serverseitiger Vorschlags-Cache
• Kein Bedienfehler und kein lokales Outlook-Problem
• Eine direkte Löschung ist in gewissen Fällen nicht möglich

➡️ Empfehlung: Einträge durch neue Adressen „überschreiben“ oder automatisch bereinigen lassen