In freigegebenen Postfächern gesendete/gelöschte Mails werden im persönlichen Postfach abgelegt

Erstellt von Stefan Kürsteiner, Geändert am Mi, 18 Mär um 5:51 NACHMITTAGS von Stefan Kürsteiner

Warum werden Mails, die ich aus dem freigegebenen Postfach sende oder lösche in meinem persönlichen Postfach abgelegt?

Das rührt daher, dass ein freigegebenes Postfach ein nicht lizenziertes Postfach ist, das nur für den Empfang und Versand gedacht ist. Das heisst aber nicht, dass es nicht trotzdem gesendete und gelöschte Items aufnehmen kann.

Allerdings muss dies im eigenen Outlook so eingestellt werden.

Microsoft hat dazu einen eigenen Hilfe-Artikel verfasst, den ich hier gerne verlinke:

https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/troubleshoot/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved

Neu funktioniert tatsächlich das Aktivieren der Speicherung auf dem Freigegebenen Postfach über PowerShell:

PowerShell als Administrator starten

Import-Module ExchangeOnlineManagement
connect-exchangeonline -userprincipalname <Administrator-Account mit Domain>

Mit folgendem Befehl können die freigegebenen Postfächer abgefragt werden:

get-mailbox -recipienttypedetails sharedmailbox

Oder noch besser...

Inhalt von -MessageCopyFor SentAsEnabled gleich anzeigen:
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox -ResultSize Unlimited |
Select-Object DisplayName, PrimarySmtpAddress,
MessageCopyForSentAsEnabled,
MessageCopyForSendOnBehalfEnabled |
Format-Table -Auto

Dann für jede Shared Mailbox, für die das dortige Speichern gelten soll:

set-mailbox <Shared-Mailbox-Mailadresse> -MessageCopyForSentAsEnabled $True

Oder gleich für alle:

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox -ResultSize Unlimited |

Where-Object { -not $_.MessageCopyForSentAsEnabled } |

Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -Confirm:$false

Am Ende

disconnect-exchangeonline

Achtung!

Wenn das Postfach vorher über die Registry so eingestellt wurde und jetzt ohne Cache eingestellt ist, verbleiben die Mails zusätzlich im Postausgang.

Darum muss folgender Eintrag wieder rückgängig gemacht werden:

Unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Preferences

den Wert DelegateSentItemsStyle auf 0 stellen.

Aktuelles Problem: Microsoft hat einen Fehler zugegeben. Outlook betrachtet dieses Flag nicht und speichert derzeit IMMER eine Kopie im eigenenGesendet Ordner. Dies sollte Mitte April, spätestens Mitte Mai wieder behoben sein.

Achtung:

Gelöschte Items funktionieren nicht über PowerShell.

Dort muss nach wie vor ein Registry Key gesetzt werden, damit diese im freigegebenen Postfach versorgt werden:

Unter "HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Options\General" muss der Schlüssel "DelegateWastebasketStyle" angepasst werden:

8: Gelöschte Elemente werden im eigenen Postfach gespeichert

4: Gelöschte Elemente werden im freigegebenen Postfach gespeichert